Четыре простых способа защитить данные печати
Во многих компаниях понимают важность обеспечения безопасности данных и используют надежные ИТ-стратегии для защиты конфиденциальной информации. Но функция печати часто остается за рамками таких стратегий.
Серверы обеспечивают хранение данных с контролем доступа. Данные на компьютерах, ноутбуках и планшетах шифруются паролями. Отдельные файлы и базы данных также могут иметь дополнительный уровень безопасности. А что происходит, когда выполняется печать конфиденциальных документов?
Когда вы получаете доступ к конфиденциальным документам, вы отправляете их на печать на принтер, который защищен не так хорошо, как остальные сетевые устройства. Именно здесь документы могут быть перехвачены. К счастью, есть несколько простых решений, которые предотвращают попадание информации в чужие руки.
Для повышения безопасность печати документов прочитайте эти четыре простых совета:
1. Отслеживайте печать документов
Чтобы повысить безопасность печати, нужно сначала определить потенциальные риски для ваших данных. Для этого необходимо знать, кто и когда выполняет печать. Это можно сделать с помощью инструмента управления печатью.
Это простая панель управления, которая помогает контролировать нагрузку на принтеры и затраты на печать. С ее помощью можно создавать отчеты, а это значит, что у вас будет контрольный журнал, который необходим в случае нарушения ИТ-безопасности. По нему вы сможете быстро определить, какие данные были напечатаны или обработаны.
Бывает, что мы отправляем документ на печать и из-за других дел забываем забрать напечатанный документ с принтера. Это случается часто.
По некоторым оценкам, средний сотрудник ежегодно забывает забрать на принтере до 600 листов бумаги1. Если забытый на принтере документ содержит конфиденциальную информацию, она может попасть к посторонним лицам.
Начните использовать PIN-код или NFC-карту, чтобы «разблокировать» принтер. Это сокращает риск перехвата конфиденциальных материалов и уменьшает отходы при печати. Такой подход особенно полезен в отделе кадров, юридическом отделе и бухгалтерии, где сотрудники работают с большим количеством конфиденциальных документов.
Для отделов, которые регулярно работают с конфиденциальной информацией, можно установить еще более высокий уровень безопасности печати.
На некоторых принтерах можно заблокировать все функции печати до тех пор, пока авторизованный пользователь не войдет в систему. Можно также установить лимит времени для получения напечатанных документов. По истечении установленного времени принтер будет стирать данные печати.
В соответствии с вашими потребностями можно настроить период продолжительностью в несколько часов или даже дней. На некоторых печатных устройствах можно также использовать Microsoft Active Directory или сервер аутентификации LDAP для управления доступа к принтерам.
4. Обеспечьте безопасность сканирования
Меры по обеспечению безопасности печати не должны ограничиваться только печатными документами. Можно защитить все отсканированные документы в формате PDF с помощью PIN-кода или протокола SFTP. Функция «Сканирование на SFTP» гарантирует, что переданные сканированные документы защищены на 100%.
При использовании этой функции можно отправлять отсканированные данные самому себе или клиенту в обычном режиме, но с дополнительным уровнем шифрования. Таким образом, если любой из отсканированных документов будет перехвачен, информация останется защищенной.
[1] Технический документ Brother UK «Скрытые расходы на печать»
