1. Блог
  2. Отраслевые решения
  3. 2022
  4. Что мы можем узнать о безопасном управлении документами из опыта юридической отрасли
B47-header

Что мы можем узнать о безопасном управлении документами из опыта юридической отрасли

Большой поток бумажных документов, обрабатываемых вручную - специфика работы юридических фирм. Оцифровка документов - вот путь к повышению эффективности рабочих процессов и сокращению числа ошибок, вызванных человеческим фактором.

Необходимость цифровой трансформации уже давно нависла над средними и малыми организациями, угрожая существенным отставанием от лидеров и рынка тем, кто не адаптируется к новым процессам и не внедряет новые технологии, чтобы идти в ногу с изменяющейся конъюнктурой бизнеса.

Существует стереотип, что узкоспециализированные компании, особенно в области юриспруденции, медленно адаптируются к инновациям и завязли в устаревших процессах и несовременной ИТ-инфраструктуре.

Ключевой фактор, препятствующий модернизации рабочих процессов в юридических фирмах – их сильная зависимость от бумажных документов и необходимости заполнять бумаги вручную.

Тем не менее, в последние пару лет отмечается всплеск интереса к технологическим решениям среди юридических фирм. Согласно отчету Оксфордского университета, подготовленного по запросу Solicitors Regulation Authority (SRA) (Управления по регулированию деятельности юристов) в 2021 году, в условиях пандемии 51% фирм стали использовать цифровые технологии для «управления и обработки рабочих процессов», 48% - для взаимодействия с клиентами и 26% - для привлечения новых клиентов.

Мы в Brother проанализировали сложности, с которыми сталкиваются юридические фирмы, и решения, которые помогают преодолеть эти вызовы и использовать более эффективные и продуктивные методы работы.

 

Доступ к документам в любом месте

Практически невозможно представить себе типичный офис юридической фирмы, где рабочие места сотрудников не были бы завалены грудами бумаг и папками с документами.

Чтобы работать эффективно, юристам необходимо иметь доступ к документам в любой момент времени. Когда начался локдаун и возникла необходимость работать из дома, обеспечение такого же свободного доступа к рабочим документам для всех сотрудников стало первоочередной задачей.

Например, сотрудники ведущей британской юридической фирмы Weightmans практически одномоментно перешли в режим удаленной работы. Чтобы сделать этот переход на новый режим работы как можно более плавным, пришлось оставить часть команды в офисе, чтобы кто-то мог оцифровать все документы.

В ходе этого процесса каждый документ был преобразован в PDF-файл и сохранен в систему управления делами юридической фирмы на сервере. Это позволило обеспечить доступ к документам для авторизованных сотрудников из любой точки и поддерживать непрерывность рабочих процессов.

Цифровизация – это не просто ситуативное решение для внезапно возникшей проблемы, с которой столкнулись юридические фирмы. Цифровизация создает условия для осуществления подлинной трансформации бизнеса, которая принесет ощутимые преимущества.

Решения, созданные в ответ на вызовы пандемии, рассчитаны на долгосрочное использование и позволяют создать систему архивации документов, которая обеспечивает надежный и быстрый доступ к информации из любого места, не тратя при этом много времени на поиск.

Задачи, которые прежде требовали от сотрудников бэк-офиса многочасовой напряженной работы: обработка многостраничных договоров аренды, пересмотр сотен томов справочников прецедентного права в поисках нужной информации, теперь могут быть выполнены в разы быстрее. Это повышает общую производительность труда и помогает снизить количество переработок.

 
b47-inner-image

Автоматизация рабочих процессов для более эффективного управления документами

Для юридических фирм цифровизация, которая помогает получать доступ к файлам во время удаленной работы, – только часть уравнения. Большая часть информации, которой располагают юристы, является конфиденциальной, поэтому надежность и безопасность работы информационных систем становится высочайшим приоритетом. 

Ручное сканирование документов оставляет больше возможностей для ошибок, обусловленных человеческим фактором, таких как неправильное сохранение или отправка неверному адресату. Ошибки такого рода могут нанести как репутационный, так и финансовый ущерб. Автоматизация процесса сканирования и внедрение Системы управления документами (SDM) — жизненно важное решение, гарантирующее, что цифровые документы будут правильно обработаны и сохранены – и что они не попадут в чужие руки.

Автоматическая сортировка документов с помощью Barcode Utility – первый шаг создания системы безопасного управления документами для вашего бизнеса. Barcode Utility помогает сканерам распознавать содержимое страниц, и к кому оно относится благодаря считыванию информации, зашифрованной в штрих- или QR-кодах.

Когда документ с кодом сканируется, он автоматически обрабатывается и отправляется предполагаемому получателю по защищенной сети, что предотвращает возможность перехвата информации или возникновения ошибок.

Интеллектуальная обработка информации гарантирует, что отсканированный документ с пометками в виде штрих-кода или QR-кода становится частью автоматизированного рабочего процесса и будет храниться в архиве или базе данных, не требуя ручного сохранения в нужную папку.

Такое преобразование способов передачи бизнесом информации становится все более востребованным в компаниях, для которых передача документов должна быть конфиденциальной, – таких как юридическая и медицинская отрасли.

Помимо конфиденциальности это также меняет подход к оптимизации бизнеса – когда настроена инфраструктура, начинает преобладать модульный принцип, позволяя масштабироваться в соответствии с потребностями бизнеса независимо от его размера.

Система управления документами дает бизнесу двойную выгоду. С одной стороны, она снижает риск возникновения человеческих ошибок за счет гибкой настройки безопасной передачи данных из любой точки, а с другой – гарантирует, что доступ к документам получают авторизованные пользователи, и конфиденциальные данные не попадут не в те руки.


Как внедрить Систему управления документами для вашего бизнеса: первые шаги

Любые существенные изменения в бизнес-процессах могут казаться большой и сложной задачей. Однако, судя по опыту юридических компаний, преобразования, вызванные внезапным сдвигом в режиме работы, продолжают оказывать долгосрочное положительное влияние.

Важно отметить, что бизнес-процессы в каждой компании уникальны – поэтому важно разрабатывать индивидуальные решения, которые будут плавно интегрироваться в существующую инфраструктуру бизнеса.

Работая с технологическими партнерами, которые могут соединить свой опыт с глубоким пониманием индивидуальных потребностей компании-клиента, организации могут создавать Системы управления документами для собственных уникальных потребностей. 

Эффективное и безопасное решение для сканирования и управления документами не только обеспечит более продуктивную работу предприятий, но и обеспечит гибкость, необходимую бизнесу для быстрой и успешной адаптации к изменениям, обеспечивая долгосрочную устойчивость.

Ознакомьтесь с линейкой решений для бизнеса от Brother, чтобы узнать больше о том, как мы буквально изобретаем новые рабочие процессы.


Источники: 
1. https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services/


Ещё по теме Отраслевые решения

Другие интересные статьи

В начало страницы