Пять критериев выбора принтеров для сотрудников, работающих удаленно
Пандемия COVID-19 изменила наш подход к работе. При адаптации к новым условиям работодатели столкнулись с рядом сложностей, в том числе с необходимостью организовать печать для сотрудников, которые работают удаленно.
Чтобы работать с принтером было удобно всем работникам, в том числе тем, кто находится вне офиса, выбирать его нужно с учетом всех связанных с этим факторов.
У устройства должна быть предусмотрена возможность дистанционного подключения, простой интеграции в домашнюю сеть, не стоит забывать и о вопросах безопасности.
Чтобы помочь вам выбрать принтеры для удаленных сотрудников, мы расскажем о пяти основных аспектах, на которые нужно обратить внимание.
1. Простота подключения и использования.
Среднестатистический сотрудник не слишком хорошо разбирается в технике. Если принтер сложно устанавливать, настраивать, обслуживать и ремонтировать, от него будет немного пользы. Выбирайте устройства, максимально простые в подключении и работе. Так вы разгрузите службу поддержки, сократите простои и поможете сотрудникам работать продуктивно.
Удаленные сотрудники могут использовать не только компьютеры и ноутбуки, но и телефоны или планшеты. Чтобы им было проще это делать, подбирайте решения с мобильными приложениями.
Еще один способ сделать удаленную работу эффективнее и безопаснее — использование услуг по управлению печатью (MPS). По такому договору аутсорсинга печати сотрудники получат необходимое оборудование и смогут воспользоваться такими услугами, как удаленная установка, автоматический заказ и доставка тонера, а также дистанционная диагностика и устранение неполадок.
2. Компактность.
Этот фактор играл важную роль при выборе бизнес-техники и до перехода на работу из дома, но когда людям пришлось искать для рабочего оборудования место в комнатах и на кухонных столах, компактность принтеров вышла на первый план.
Если ваша компания планирует закупать устройства для удаленных работников, помните, что они не обязательно должны быть самыми передовыми и высокотехнологичными. Лучше обратите внимание на размер модели, ведь дома у сотрудников может быть совсем немного свободного места.
Дистанционная работа ставит перед работодателями ряд задач: нужно подключить сотрудников к Интернету, обеспечить безопасность данных и организовать совместную работу. При этом работники рассчитывают, что дома у них будет печатная техника с такими же возможностями, как и в офисе. Подберите модели, которые были бы компактными и достаточно функциональными. Это займет чуть больше времени, но если сотрудникам будет удобно работать с ней, выиграет сама компания.
3. Безопасность.
Каждый предприниматель согласится, что защита данных компании должна быть на первом месте. Информационная безопасность зависит не только от компьютеров, серверов и баз данных, но и от принтеров – ведь они тоже подключаются к сети, в том числе внешней.
Как правило, уровень защиты домашних сетей намного ниже, чем корпоративных. Поэтому следует позаботиться о том, чтобы ваша сеть не была уязвимой для злоумышленников.
Дистанционная работа исключает возможность использования защищенной сети с мощным профессиональным брандмауэром. Чтобы обезопасить принтеры, лучше выбирать модели с собственной системой безопасности — например, сквозным шифрованием и другими передовыми функциями. Ознакомьтесь с информацией о том, как защитить данные при печати, в нашем блоге.
Если у удаленных сотрудников есть свои принтеры, выясните, насколько они защищены с этой точки зрения. Если устройства не отвечают вашим стандартам безопасности, возможно, на них не стоит печатать корпоративные документы. И еще один момент - чтобы конфиденциальные бумаги не попали к посторонним, можно выдать сотрудникам шредеры для безопасной утилизации напечатанных документов.
4. Экономичность.
Переход на удаленную работу заставил компании потратить много средств на обеспечение сотрудников нужными ресурсами. В такой ситуации любое сокращение расходов, экономия времени и повышение продуктивности труда имеет значение.
Здесь снова может прийти на помощь аутсорсинг печати с помощью MPS.. Программы MPS включают доставку расходных материалов, обслуживание и поддержку, поэтому даже в случае поломки устройства вы не несете лишних расходов.
Еще один хороший способ сэкономить средства — перевести оборудование в более экономичный режим. Если принтер не используется, он все равно расходует электроэнергию. Этого можно избежать, включив спящий режим. Также в настройках принтера можно снизить качество печати для черновиков, переключиться на оттенки серого, включить двустороннюю печать (если такой режим есть у устройства) или разместить несколько страниц на одном листе. Так вы сэкономите и тонер, и бумагу.
5. Экологичность.
Предприятия, сотрудники и потребители постепенно начинают уделять все больше внимания экологичности продукции.
При закупках корпоративной техники компании обычно оценивают экологичность принтеров с точки зрения их эксплуатации, поскольку с этим связаны значительные затраты на электроэнергию и расходные материалы. Это важно и при работе из дома.
Узнайте больше о пяти главных преимуществах услуг управления печатью (MPS).
